¿Como implementar con éxito un ERP?

Desde un simple software de gestión empresarial hasta una parte integral de una empresa, las soluciones ERP han recorrido un largo camino. No solo simplifican los procesos de negocios, sino que también apoyan la expansión global de las empresas.

Agilizan y aceleran los procesos proporcionando una ventaja competitiva. Por eso es esencial implementar correctamente un sistema ERP para poder cosechar los beneficios. Veamos como ocurre todo esto

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1. Identificar los problemas

Un ERP proporciona soluciones a muchos de los problemas que enfrentan las empresas. Sin embargo, es muy importante determinar el propósito para el cual se quiere una solución ERP.

Se deben analizar los indicadores clave de rendimiento (KPI) para determinar la necesidad de intervención del software. Los KPI son necesarios no sólo para el presente sino también para las proyecciones futuras.

Por lo tanto, también en este caso es esencial identificar el problema o la necesidad exacta que impulsa la aplicación de una PRE en los procesos empresariales.

2. Definir el objetivo

Los objetivos pueden ser numerosos, desde la transparencia de las operaciones hasta el control financiero, el apoyo a la expansión internacional, el apoyo a cualquier servicio, etc.

Según un estudio de la empresa de análisis Panorama, el 61,1% de las implantaciones de ERP llevan más tiempo del previsto y el 74,1% de los proyectos de ERP están por encima del presupuesto.

La principal causa de los retrasos y los sobrecostes es la falta de definición de los requisitos. Las características del ERP deben ser evaluadas de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Sobre la base del presupuesto y los requisitos básicos, debe generarse una lista con los módulos que debe tener la herramienta de planificación de los recursos institucionales para que sea útil.

3. Evaluar las opciones

Para usar un sistema ERP con éxito, la dirección de la empresa debe invertir tiempo en evaluar las opciones disponibles. La evaluación de las opciones de ERP es una tarea muy importante, ya que las alternativas deben ser evaluadas en base a las necesidades actuales y futuras. 

Las soluciones ERP basadas en la nube son actualmente las preferidas por los clientes porque ofrecen la escalabilidad necesaria si la empresa crece y necesita nuevas funcionalidades.

4. Migración de datos

Una vez que tenemos un sistema ERP, el siguiente paso es la migración de datos. La implementación de un sistema ERP implica un cambio importante en la gestión de procesos, especialmente si la empresa está probando el software por primera vez.

Es importante identificar cuáles de los datos recopilados por las diferentes herramientas disponibles para la empresa deben ser incluidos en el nuevo sistema. Puede resultar tentador migrar toda la información, pero es aconsejable importar sólo los datos necesarios y utilizarlos para limpiar los archivos que ya no son útiles.

5. Gestión del cambio

Los trabajadores de cualquier empresa están acostumbrados a realizar las mismas actividades de acuerdo con un proceso definido en su rutina diaria y cualquier cambio puede ser complicado, especialmente cuando se trata de algo tan importante como un ERP. Y aquí es donde la gestión del cambio se vuelve crucial.

El ERP no es una actividad fija como una computadora comprada e instalada en las oficinas de la empresa; es, de hecho, un sistema que cambiará el entorno y el estilo de trabajo para mejor, afectando no sólo a una o dos operaciones, sino a todas las operaciones.

La dirección debe involucrar a sus empleados y preparar respuestas a preguntas críticas como: – ¿Por qué es importante para la organización incluir un ERP? O ¿cómo puede un ERP aumentar la productividad? ¿O cómo puede un ERP automatizar las funciones de back-office y ahorrar tiempo? 

Una serie de sesiones de resolución de dudas ayudará a crear confianza en los empleados y prepararlos para adoptar el nuevo sistema con los brazos abiertos.

El cambio afecta a todo el mundo y la comunicación positiva con los empleados lo hará más fácil, porque un ERP sólo puede ofrecer resultados óptimos si todos los empleados aceptan el cambio.

Por lo tanto, se debe garantizar una transición sin problemas y exitosa mediante la creación del consenso y la confianza necesarios entre los empleados.

6. Transferencia de tecnología y conocimientos

El 21% de las implementaciones de software de planificación de recursos empresariales (ERP) no proporcionan beneficios comerciales significativos. Las razones varían, empezando por una adaptación inadecuada a las necesidades de los clientes o la escasa capacitación del personal.

La capacitación es el aspecto más importante del proceso de aplicación de la planificación de los recursos institucionales. 

Garantiza menos problemas y más éxito, especialmente cuando se implementa un ERP por primera vez en su empresa o cuando se cambia de una solución de ERP a otra.

La dirección de la empresa debe asegurarse de que el personal de apoyo técnico o los encargados de la capacitación tengan los conocimientos tecnológicos adecuados, ya que son los responsables del éxito del proyecto.

7. Gestión y ensayo del proyecto

Después de evaluar todas las opciones disponibles, seleccionar la más apropiada y capacitar a los empleados, viene el aspecto más importante en la realización de un ERP que es la ejecución del proyecto mismo.

Según el estudio de Panorama Research, el 40% de las implementaciones de ERP causan una interrupción operacional después de la implementación, por lo que es necesaria una implementación adecuada. Las pruebas son un paso importante en el proceso de implementación.

8. Toques finales y apoyo continuo

Una vez que la solución ERP se ha implementado correctamente, es hora de ponerla en marcha. Una herramienta ERP no es un evento aislado, sino un proceso continuo. La compañía debe monitorearlo continuamente para evitar cualquier falla en el sistema que afecte la funcionalidad del software ERP.

Por último, las actualizaciones periódicas del software por parte de los proveedores son esenciales. El mantenimiento también debe llevarse a cabo periódicamente como parte del apoyo continuo, lo que ayuda a garantizar una solución sin problemas.

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